Kategori: Okategoriserade

Vi omvärldsanalytiker skriver en hel del. Oavsett vad man skriver så vill man ju att läsaren ska känna något, lära sig något. Eller kanske till och med fatta ett beslut av något slag.

Här är mina 8 steg till att skriva ett nyhetsbrev som folk läser och tar intryck av:

1. Förklara för dig själv varför du skriver ett nyhetsbrev.
2. Skapa en läsarprofil; var tydlig med vem du skriver för.
3. Skapa en egen layout.
4. Gör en utgivningsplan.
5. Sätt ihop en grupp att samarbeta med.
6. Skriv en rubrik som säljer.
7. Skriv kort och fokuserat.
8. Korrekturläs för att öka kvaliteten.

1. Förklara för dig själv varför du skriver ett nyhetsbrev

Vad vill du uppnå med ditt nyhetsbrev? Det är en ganska stor skillnad mellan att skriva för att informera och skriva för att påverka.

Ett företag som ska virtualisera produktportföljen kanske startar ett internt nyhetsbrev med syftet att hjälpa kollegorna anpassa sig till förändringen. Ett sådant nyhetsbrev kan innehålla artiklar om nya kompetenskrav, hur nya affärsmodeller påverkar traditionella och djupdykningar om digital transformation. Exempelvis.

2. Skapa en läsarprofil; var tydlig med vem du skriver för

Glöm aldrig att du skriver för någon. Vem är denna någon? Och hur gör du din text intressant och relevant för den personen?

Jag föreslår att du skriver ihop en kort läsarprofil. I den beskriver du din genomsnittlige läsare så gott du kan; ålder, arbetsansvar, mål, utmaningar, kompetensområden med mera. Ange faktorer som kan vara viktiga. Skriver du för en intern eller extern publik exempelvis?

Läsarprofilen ska ange tonen för hur du skriver. Vilken typ av ord ska användas? Hur adresseras läsaren?

Som skribent måste du sälja din text. Säljare är bekanta med WIIFM-akronymen. “What’s In It For Me?”. Det handlar om vad du kan hjälpa kunden med. Kunden i det här fallet är förstås din läsare. Titta på frågorna nedan och försök besvara dom i din läsarprofil:

• Varför är det relevant för min läsare att läsa mitt nyhetsbrev?

• Vilka insikter kommer min läsare ta med sig?

• Varför kommer min läsare att finna nyhetsbrevet intressant?

Du behöver inte överdriva det hela. Få ner några rader text till att börja med. Med profilen i bakhuvudet blir det lättare att hålla texten fokuserad och intressant.

Dela med dig av profilen till andra som ska skriva i nyhetsbrevet. På så sätt minimeras tiden som behövs till att redigera texter så de passar in!

Med läsarprofilen klar blir det enklare att bestämma sig för vilka distributionslistor och -kanaler man ska använda sig av för att få ut nyhetsbrevet.

 

 

3. Skapa en egen layout

Skapa en egen designmall för nyhetsbrevet. Bestäm layout, färger, typsnitt. Brevet kommer kännas igen lättare om man använder sig av en konsekvent design.

Tänk på hur och när texten kommer att läsas. Den kommer sannolikt att läsas på en skärm av något slag. Vi konsumerar mindre och mindre av tryckta medier nämligen. Enligt Pew Research Center sjönk konsumtionen av papperstidningar i USA hela 11% bara mellan 2016 och 2017.

Om de flesta läser ditt nyhetsbrev via sina smarta telefoner måste särskild uppmärksamhet ägnas åt grafik och teckenstorlek.

Bilder och grafik drar till sig uppmärksamhet, så dra nytta av det! Använd bara bilder du har upphovsrätt till. Eller ladda ner bilder från gratissajter som unsplash.com. Se också till att bilden kopplas till den specifika artikeln, annars blir läsaren mest förvirrad.

Att få feedback är viktigt för alla författare! Använder du en IT-lösning för att generera nyhetsbrevet är det ovärderligt med ett kommentarsfält i slutet av varje artikel. Inte bara för återkoppling till författaren utan som diskussionsforum för läsare.

Skriv en kort guide för hur du använder rubriker, underrubriker, ’bullets’, fetstil / kursiv och bilder i mallen. Det kommer att hjälpa medförfattare att ytterligare förstå hur nyhetsbrevet ska se ut och fungera.

 

”Design är inte bara hur det ser ut och känns som. Design är hur det fungerar. ”

– Steve Jobs i en intervju med New York Times, 2013.

 

Om ett av syftena med nyhetsbrevet är att rangordna högt på externa servrar i sökmotorer som Google, är det viktigt att tänka på artikellängden. SEO-rating ökar när texter innehåller +1500 ord. SEO (Search Engine Optimization) förbättrar webbplatsens synlighet i sökmotorer. Att länka till videor hjälper SEO-värden ännu mer.

Om du skriver för en intern publik, kan du självklart skriva kortare. Vad som är viktigt är att maximera värdet till din läsare.

4. Gör en utgivningsplan

Bestäm hur ofta ditt nyhetsbrev ska publiceras. Ska det skickas ut när något av intresse inträffar? Som en alert? Eller ska det skickas ut med mer innehåll, som ett ’monthly magazine’ eller en rapport med djupare analyser?

Utgivningsplanen hänger ihop med frågan om hur mycket förberedelse som behövs. Hur mycket tid kan man lägga ner på sitt skrivande? Hur många skribenter kan vara med? Vilka områden ska man täcka in? Beroende på resurserna och behoven kan man göra en utgivningsplan med publiceringsdatum under en längre tidsperiod.

Om nyhetsbrevet involverar flera författare kan man planera in redaktionsmöten också.

5. Sätt ihop en grupp att samarbeta med

’Collaboration is a process of pain’, säger vissa. Och det är det. Åtminstone i början. När gruppen är överens och jobbar mot samma mål går allt så mycket enklare. Med andra ord, det lönar sig att lägga tid på att organisera gruppen.

 

”Ingen kan vissla en symfoni. Det tar en hel orkester att spela den. ”

– Halford E. Luccock, amerikansk predikant och professor

 

Om du är helt ensam bör du hitta medförfattare. Åtminstone bör du veta vem du ska kontakta i organisationens olika avdelningar för att få återkoppling på texter och tankar. Har ingen tid att skriva kan kollegor fortfarande hjälpa till med korrekturläsning, föreslå ämnen för artiklar etc.

Situationen är förstås väldigt annorlunda med tillgång till intresserade kollegor med journalistambitioner. Diskutera och uppdatera läsarprofilen och layouten med dom. Diskutera stoff till artiklar. Det kan vara en tanke att dela upp ämnesområden mellan de olika skribenterna.

Besluta om en chefredaktör med ansvar för utgivning. Personen måste se till att deadlines hålls och bjuder in till redaktionsmöten. Och är förmodligen den person som hanterar distributionen.

När det gäller samarbete, glöm inte att involvera läsarna. Författare bör alltid bjuda in till dialog. Antingen genom att aktivt be om återkoppling i slutet av artikeln. Eller genom att be läsaren utföra en handling av något slag. Här är några exempel på hur man kan be läsaren att samarbeta:

• ”Vad är dina tankar?”.
• ”För mer information, kontakta mig direkt på …”.
• ”För att anlita, var god registrera dig vid …”.

6. Dags att fatta pennan – skriv en rubrik som säljer

Och nu. Steg 6. Det är dags att faktiskt börja skriva!

Vi konsumerar text annorlunda idag mot för 10-15 år sedan. Vi surfar och skannar webbplatser. Och snabbt går det. Rubriken fungerar som en neonskylt (bland alla andra neonskyltar där ute). Därför måste den skrivas så att den fångar läsarnas intresse!

Rubriken måste vara spännande. Informativ. Kort. Och ärlig! Den måste vara ärlig på så sätt att den representerar innehållet i artikeln. Rubriken fungerar som ett löfte till läsaren. Vad händer om du skriver en rubrik som inte har något att göra med artikeln? Då håller du inte dit löfte. Det gör dig till en lögnare. Lögnare är inte trovärdiga. Och, att betraktas som trovärdig är livsviktigt när du vill skriva nyhetsbrev som påverkar.

Håll vad du lovar och öka din trovärdighet ytterligare genom att referera till externa källor, experter och rapporter som stöder det som sägs i din artikel.

 

 

 7. Skriv kort och fokuserat

KISS och BLUF är två akronymer att komma ihåg när det handlar om att skriva kort och fokuserat.

”Keep it simple, stupid” (KISS) innebär att man gör det enkelt (dumbom). Att man undviker onödig komplexitet. Skriftligt betyder det att det är kortfattat och fokuserat.

• Använd korta meningar. Men. Överdriv. Inte.

• Använd stycken för att undvika tunga textblock.

• Använd underrubriker.

• Använd vanliga ord för att inte förvirra läsaren.

• Använd ’bullets’.

• Använd fet och kursivt typsnitt för att markera nyckelord och fraser.

”Bottom line up front” (BLUF) innebär att man anger slutsatsen och rekommendationerna i början av artikeln. Anta att läsare har ont om tid. Så, låt läsaren veta vad som är viktigt tidigt.

Obs! Viktigt att fråga dig själv varför texten är viktig för läsaren!  Kom ihåg WIIFM-akronymen! Du kanske skrivit en artikel om hur digitaliseringen påverkar transportindustrin. So what? Varför ska läsaren lägga tid på att läsa om det? Har du inget glasklart svar blir det till att skriva om texten.

Ofta handlar den så kallade so-what-frågan om att addera egna analyser och reflektioner. Säg att läsaren arbetar med flygfrakt specifikt, då blir det mer intressant att läsa om hur digitaliseringen påverkar just den delen av transportindustrin. Eller ännu hellre om hur det egna företagets affärer kan komma att påverkas av digitaliseringen.

 

8. Korrekturläs för att öka kvaliteten

Texten är klar! Grattis! Men publicera inte än. Låt texten ligga i 24 timmar, om möjligt. När du läser den igen blir det med med nya ögon och du kommer hitta fel. Jag lovar! Skrivfel. Grammatikfel. Konstiga formuleringar. Ett bra sätt att få feedback på texten innan den publiceras är att låta andra korrekturläsa. Kör texten genom ett rättstavningsprogram också.

 

Så där, ja! Hur man skriver ett nyhetsbrev som folk läser i 8 steg. Några av stegen är enklare att genomföra än andra. Kom ihåg att övning ger färdighet; ju mer du skriver desto lättare blir det. Och jobba med att svara på frågan ’so what?’ för att skriva så relevant som möjligt för läsaren.

1. Förklara för dig själv varför du skriver ett nyhetsbrev.
2. Skapa en läsarprofil; var tydlig med vem du skriver för.
3. Skapa en egen layout.
4. Gör en utgivningsplan.
5. Sätt ihop en grupp att samarbeta med.
6. Skriv en rubrik som säljer.
7. Skriv kort och fokuserat.
8. Korrekturläs för att öka kvaliteten.

Vad har du för erfarenheter av att skriva nyhetsbrev? Hör gärna av dig! Eller skriv något i kommentarsfältet nedan.

Saludos / Ingemar

(Obs! De åsikter som uttrycks i denna artikel är mina egna. Exempel på analys är just exempel och ska inte återges som verkliga händelser eller resultat).

 

Nuförtiden finns det automatiserade textanalysverktyg som scannar in och analyserar stora textvolymer på nolltid. Inte bara dokument utan bloggtexter, mejl och kommentarer gjorda på sociala plattformar. På olika språk förstås. Och de smarta plattformarna blir allt smartare och idag kan de utföra rätt avancerade omvärldsanalyser, exempelvis IBMs Watson, som gör automatiserade win-loss-analyser.

Marknaden för beslutstödsverktyg växer stadigt. Konsultföretaget Gartner gör årligen en rapport med namnet ’Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence platforms’ och pekar på att antalet leverantörer ökar i takt med att nya typer av användare växer fram. De prediktiva analysfunktionerna blir bättre och bättre vilket lett till att ’Self-service business intelligence’ nu är ett koncept på frammarsch. Konceptet innebär att användaren inte behöver vara programmerare eller Data Scientist med doktorsexamen för att kunna dra nytta av verktygen.

 

 

Här är det inte utan att man som omvärldsanalytiker tänker tanken – ’Oj, kommer jag bli ersatt av en robot? Kommer mina kunder använda en app istället för att fråga mig hur marknaden utvecklas framöver?’. Jag är inte ensam om denna tanke misstänker jag. Stiftelsen för Strategisk Forskning publicerade för några år sedan en skrift med namnet ’Vartannat jobb automatiseras inom 20 år’. I den står det bland annat att ungefär 2.5 miljoner jobb skulle kunna komma att automatiseras i Sverige inom de kommande två decennierna! Sannolikheten att yrket Fotomodell tas över av datorer uppskattas till hela 98%. Tur man inte är fotomodell.

Men, kommer jag som omvärldsanalytiker bli ersatt av en robot? Nu är jag medveten om min subjektiva färgning av svaret då jag helt klart har ett starkt intresse i att inte blir ersatt av en robot men ändå – ’Nej, jag kommer inte bli ersatt av en robot!’.

Beslutstöd med AI och prediktiv analys blir istället viktiga komplement till den framåtblickande omvärldsanalys jag arbetar med. Har man tillgång till en validerad statistisk algoritm så ska man använda den. Kruxet är att de algoritmer som fungerar endast kan appliceras i väldigt specifika situationer; det är fortfarande opraktiskt att byta ut gammalt hederligt tänkande mot matematik.

Ett exempel för att illustrera detta, baserad på text ur Philip Tetlock’s bok ’Superforecasting: The Art and Science of Prediction’(2015), som för övrigt är mycket läsvärd. Säg att du är en investerare och funderar på att bidra med kapital till ett intressant, långsiktigt projekt i Ryssland. En fråga som kommer upp är ’Vilka två ryska politiska ledare bytte jobb under de senaste tio åren?’. För att svara på den frågan skulle jag säkert behöva googla och ringa några samtal innan jag kom på ett svar. Det skulle ta någon timme, kanske en halv dag. En AI-plattform skulle ta fram svaret på betydligt kortare tid genom att sekundsnabbt scanna och triangulera historisk data i olika databaser.

En annan fråga som uppstår är ’Kommer två ryska politiska ledare byta jobb igen inom tio år?’. Svaret på denna andra fråga är framåtblickande och kräver att man förstår hur det ryska politiska systemet fungerar, hur människor som Putin och Medvedev antagligen uppfattar sin omgivning, vad de uppfattar som hot och möjligheter och hur de hanterar dessa. För att ge ett bra svar på den andra frågan krävs kreativitet och fantasi och det har inte superdatorerna.

 

 

För investeraren är ju svaret på fråga två mycket mer intressant än svaret på fråga ett. Vad ska man med första svaret till egentligen? Man kan inte ta något viktigt beslut på det. ’De här två bytte jobb!’. Jaha… Svaret på den andra fråga är däremot värdefullt då det leder till en diskussion om Rysslands långsiktiga stabilitet, vilket förstås är extremt viktigt att beakta om man ska investera i landet.

Som analytiker tycker jag det är underbart att få hjälp av en maskin som sekundsnabbt tar fram svaret på första frågan så jag kan lägga all fokus på den andra frågan.

 

“I rely far more on gut instinct than researching huge amounts of statistics.”

– Richard Branson,  engelsk entreprenör och affärsmagnat

 

I framtiden kommer vi behöva kombinera AI-stödda prognoser med människans subjektiva omdöme. Beslutsfattare i företagsledningar är människor och människor är subjektiva varelser. Tekniken kommer inte ändra på detta faktum. År 2020 kommer 95% av alla företagsledare fortfarande basera sina beslut på magkänsla, vilket betyder att de kommer undervärdera den risk de tar med råge, enligt Gartner. Vi människor ser saker och ting ur olika perspektiv. Exempelvis tenderar vi att vara mer överslätande och förlåtande mot människor vi tycker om och älskar. Vi är otroligt duktiga på att filtrera saker vi ser, hör och upplever.

 

 

Omvärldsanalys handlar mycket om att ta bort dessa filter; ta bort dom genom att visa på olika perspektiv och möjliga utfall. Det är rätt svårt. Kul. Och svårt. I framtiden blir det antagligen ännu svårare i och med att datorer kommer trycka ut ’sanningar’ i realtid i snygga grafer, baserade på uträkningar av gigantiska datamängder och anpassade till användarens sökpreferenser. 

Teknikutvecklingen påverkar min yrkesroll som omvärldsanalytiker, det är helt klart. Samtidigt ändras inte syftet med yrkesrollen, dvs att påverka beslutsfattare till att ta bättre, mer objektiva och mer informerade beslut. Även i framtiden behövs det att någon spelar rollen av djävulens advokat, någon oberoende som pekar på elefanten i rummet och som hjälper ledningsgrupper och säljteam att undvika grupptänk. Med stöd av AI och prediktiv analys!

Saludos / Ingemar

(Obs! De åsikter som uttrycks i denna artikel är mina egna. Exempel på analys är just exempel och ska inte återges som verkliga händelser eller resultat).

Minst! Eller ett helt annat belopp… Det beror förstås på hur man räknar. Det finns inga enkla svar.

Det säger sig självt att det är svårt att bestämma det exakta värdet av att kunna agera på rätt information i rätt ögonblick.

Man hittar lätt exempel på företag som gjort det motsatta. Det mest kända exemplet i Sverige är antagligen Facit, som misslyckades kapitalt med att anpassa sig till teknikskiftet. Man fortsatte ihärdigt att tillverka mekaniska räknemaskiner tills antalet osålda enheter blev alldeles för stort och bolaget köptes av Electrolux för en spottstyver. Ett citat från ett styrelsemöte på huvudkontoret i Åtvidaberg tidigt 70-tal indikerar vart man var på väg; ’Vi sitter nere i skogen och har ingen aning om vad som händer ute i världen!’.

Värdet av kvalitativ analys är svårt att översätta till kvantitativa mått men det blir enklare om man bryter ner det i olika delar; i korthet kan bra omvärldsanalys bidra till ökad försäljning, minskade kostnader eller höjd effektivitet och produktivitet.

 

 

Vad kan exempelvis höjd effektivitet vara värt? Man kan ju titta på tidsbesparingar. Enligt företaget mBrain sparar företag med väl fungerande omvärldsorganisationer in i genomsnitt 1.5 timmar i veckan åt sina användare. Så mycket tid sparas alltså in genom att se till att rätt information tillhandahålls vid rätt tid.

Här tar vi ett räkneexempel; genomsnittslönen för tjänstemän i privat sektor 2017 var 40 576 kr i månaden enligt SCB. Räknar man in semesterlön, arbetsgivaravgifter och försäkringar blir årskostnaden för företaget ca 687 000 kr, eller drygt 358 kr i timmen, per tjänsteman. I ett företag med 100 användare är det lika med 2 577 600 kr per år i tidsbesparingar. Cirka. Och där har vi alltså räknat ut vad en väl fungerande omvärldsorganisation kan vara värd. Ta-daa!

Saludos / Ingemar

(Obs! De åsikter som uttrycks i denna artikel är mina egna. Exempel på analys är just exempel och ska inte återges som verkliga händelser eller resultat).

De flesta företag analyserar varför man förlorar eller vinner speciellt viktiga affärer. Förstås! Men hur många gör det på ett strukturerat, kontinuerligt och objektivt vis? Klart färre, hävdar jag.

Alla som varit med i ett säljteam vet att det kan finnas krafter som drar åt olika håll. Representanter för de olika portföljdelarna vill kanske få in så mycket som möjligt av just sina produkter och tjänster, eftersom bonusen oftast varierar med säljvolymen. Samtidigt vill den kundansvarige antagligen att priset ska pressas för att vara riktigt konkurrenskraftigt. Och på huvudkontoret sitter folk och tycker till om totalmarginalen.

Finns det ingen strukturerad och objektiv process för hur säljarbetet granskas kan det lätt bli mycket fingerpekande i efterhand, speciellt om man förlorat affären. Den som ryter mest får rätt antagligen. Ingen objektiv analys görs, ingen ny kunskap genereras, varpå man fortsätter göra samma fel nästa säljrunda.

Säg att vi har ett IT-företag som förlorat några upphandlingar på raken med storkunden. VDn undrar vad som händer och kundansvarige får i uppgift att undersöka saken. Två dagar senare återkommer han med svaret att ’Konkurrenten köper marknadsandelar! Våra integrationstjänster är dubbelt så dyra som konkurrentens! Vi måste sänka priset!’. Det är en möjlig sanning. Säg att man beslutar sig för att sänka integrationspriset med ofattbara 50%. Det interna snacket blir att ’konkurrenten betalar ju skitlöner! Vad ska man göra?’. Och så går man vidare i livet.

Men tänk om man istället för att titta på enbart integrationspriset istället tar en helikoptervy och analyserar hela säljprocessen och upptäcker att konkurrentens tekniska lösning var mindre komplex och kunde integreras on-line, att endast två personer behövde närvara fysiskt? Att jämföra med det egna företagets lösning, som krävde att åtta personer satt några veckor hos kund för att göra integrationen? Då skulle diskussionen handla om något större och mer strategiskt än att enbart gå ner i pris.

“Motivation Is What Gets You Started. Habit Is What Keeps You Going.”

-Jim Rohn, amerikansk entreprenör och författare

 

Behovet att objektivt granska säljarbetet är antagligen stort.

Enligt PWCs 18th Annual Global CEO Survey ansåg 56% av de tillfrågade företagscheferna att konkurrensen mellan sektorer ökar. Och hela 72% av tillfrågade företagsledare trodde 2016 (dvs ett tag sedan…) att deras organisationer skulle få ökad konkurrens inom tre år pga digitaliseringen enligt Harvard Business Review. I en framtid där konkurrensen ser annorlunda ut kommer behovet av strukturerad, kontinuerlig och objektiv affärsanalys att öka ännu mer.

Hör av er om ni vill veta hur jag arbetar med så kallad Win/loss-analys, dvs analys av varför man vunnit eller förlorat specifika affärer.

Saludos / Ingemar

(Obs! De åsikter som uttrycks i denna artikel är mina egna. Exempel på analys är just exempel och ska inte återges som verkliga händelser eller resultat).

Jag heter Ingemar Svensson och är grundare till Add-Vantage, ett företag som hjälper andra företag att förstå sin omvärld bättre. I förlängningen hjälper jag kunderna att stärka sin konkurrenskraft genom att ta bättre affärsbeslut!

Jag har arbetat med omvärldsanalys i tio år för ett stort multinationellt företag i kommunikationsbranschen, både i Sverige och utomlands. Under dessa år har jag deltagit i hundratals projekt, både av praktisk och rent strategisk karaktär och användarna har varit allt från säljare, produktledare och strategichefer till högsta ledningen. Jag är certifierad till CIP-II av renommerade Fuld-Gilad-Herring Academy of Competitive Intelligence och är medlem i branschorganisationen SCIP. Förutom att kunna den praktiska hanteringen av omvärldsdata och använda verktygen och processerna anser jag mig vara en person klippt och skuren för att arbeta med omvärldsanalys, dvs jag har ett kritiskt, objektivt förhållningssätt till information och är samtidigt en nyfiken och kommunikativ människa.

Omvärldsanalytiker är världens roligaste jobb och jag har under flera år tänkt på att starta eget. Nu tar jag således steget!

På sociala medier och min egen hemsida tänker jag kontinuerligt reflektera kring omvärldsanalys, dela med mig av tankar och funderingar, mest egna men också från andra. Omvärldsanalys handlar mycket om perspektiv och då är input från andra väldigt viktigt.

Låt mig veta om det finns särskilda frågeställningar jag ska ta upp.

Saludos / Ingemar

(Obs! De åsikter som uttrycks i denna artikel är mina egna. Exempel på analys är just exempel och ska inte återges som verkliga händelser eller resultat).